Hva er periodisering?

Periodisering er å dele opp ett arkiv i tidsperioder, slik at de eldste og minst aktuelle dokumentene kan tas ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklere å finne fram i det nyeste og viktigste materialet. Papirarkiv blir pakket ned og plassert i et bortsettingsarkiv, elektroniske arkiv blir lagt inn i en historisk database som er tilrettelagt for søking.

Når skal det periodiseres?

Periodene skal være på minst 4-5 år. For kommuner kan det ofte være gunstig å sette et skille hvert fjerde år i takt med kommunevalgene. For små organ er det kanskje ønskelig med sjeldnere skille.

Man skal i alle fall ha periodeskille når:

• det blir tatt i bruk et nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)
• det blir store omorganisereringer
• en går over til elektronisk arkiv

Et arkiv er gjerne delt opp i arkivdeler, og hver arkivdel kan periodiseres for seg. Periodeskillet kan med fordel utføres ved årsskiftet.

Arkivdeler som er ”objektordnet”, f.eks. personalmapper som er klassifisert på navn eller fødselsnummer, eller bygningsarkiv som er klassifisert på gårds- og bruksnummer, behøver kanskje ikkje periodiseres i det hele tatt. Alternativt kan de sakene som har blitt uaktuelle tas ut og flyttes til en egen arkivdel.

Kassasjon

Dersom det ikke ble utført arkivavgrensning ved journalføring, skal det utføres ved periodisering.

Dersom en bevarings- og kassasjonsplan ikke er på plass, skal materialet kassasjonsvurderes ved periodisering.

Kjekt å vite

I et elektronisk arkiv er det sjelden nødvendig å ha skarpt skille.

Overgang til et annet system eller leverandør eller til en ny generasjon av Noark-standarden, krever ikke periodisering, men det kan være praktisk å utføre større endringer og lage et skille ved slike tilfeller.

Lovhjemmel

Arkivforskriftens kapittel IIIB, §§ 3-12 - 3-17, sier at sakarkiv og den tilhørende journalen skal deles inn i perioder.