Opp ett nivå

Utvalgsbehandling

RUTINER FOR BEHANDLING AV UTVALGSSAKER
MØTEKALENDER SAKSFREMLEGG SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL EFFETUERING AV VEDTAK BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER
Deltaker	Steg	Aktivitet

		MØTEKALENDER
Politisksekretariat/ Utvalgssekretær	1	En gang i året setter politisk sekretariat / utvalgssekretær opp møtekalender i samarbeid med rådmann, sektorleder, ordfører eller leder i utvalgene. Etter eventuell høring registreres godkjent møtekalender med bl.a tidsfrister for oppmelding av saker i sak/arkivsystemet.

		Saksbehandlere blir gjort oppmerksom på fristen er 7 dager for å melde opp saker til utvalgsbehandling.

		SAKSFREMLEGG
Arkivtjenesten	2	Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får den dokumentasjonen og informasjonen de trenger for å forberede og skrive saker for behandling i politiske utvalg. (for detaljer se rutinebeskrivelser for behandling av post).

Saksbehandler	3	Oppretter et nytt dokument i saken i sak/ arkivsystemet. Saksfremlegger skal bestå av en saksutredning og en innstilling med forslag om vedtak skal være utformet slik at den skal følge saken til den er ferdig behandlet i alle politiske ledd (utvalg). Som en del av saksforberedelsen må saksbehandler sørge for å registrere parter i saken i sak/arkivsystemet..

	4	Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å melde til utvalgsbehandling. Dette gjør saksbehandler i sak/arkivsystemet ved å KL-klar til behandling, på saksnivå. Det ferdige saksfremlegget m/event. vedlegg leveres med alle underskrifter til politisksekretariat 7 dager før utvalgsmøtet.

Politisksekretariat/ Utvalgssekretær	5	På bakgrunn av de sakene som saksbehandler har meldt opp til utvalgsbehandling i sak/arkivsystemet lager utvalgssekretæren en møteinnkalling, med saksliste alle sakspapirene. Dette dokumentet genereres også i sak/arkivsystemet. Sakslisten setter utvalgssekretæren opp i samråd med rådmann/sektorleder eller ordfører/leder i utvalget slik at rekkefølgen på saken blir slik ledelsen ønsker. Som et ledd i forberedelsen til utvalgsmøtet må det tas stilling til eventuelle problemer som reiser seg i brytningsfeltet mellom dokument offentlighet og møteoffentloghet. I korthet vil dette si at selv om saksfremlegget eller andre sentrale dokument i en sak er unntatt offentlighet, fører ikke dette nødvendigvis til behandling i lukket møte. Dette gjøres av leder, saksbehandler og arkivtjenesten i sak/arkivsystemet som en del av registreringenav sakens dokumenter og saksfremlegget (jfr. rutine for postbehandling)

	6	Politisksekretariat ferdigstiller møteinnkallingen til nytt møte med alle saksfremlegg og vedlegg, sørger for kopiering/trykking og sender papirene ut til utvalgets politikere. Papirene sendes ut både med drosje, post og via e-post. Politisksekretariat har ansvar for at utvalgets adresseetiketter til en hver tid er oppdatert.

	7	Politissekretariat sender ut tileggssaksliste dersom dette er nødvendig.

		SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL
	8	Politisksekretariat forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i sak/arkivsystemet. Politisksekretariat er representert i møtet. Den endelige møteprotokollen blir laget direkte i møtet på grunnlag av utkastet eller etter møtet på grunnlag av føringer gjort i møtet og som er godkjent av ordfører/utvalgets leder.

	9	Saksprotokoller i den enkelte møteprotokoll lages også sak/arkivsystemet umiddelbart etter at møteprotokollen er er godkjent og ferdig. Saksprotokolen blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkisak i sak/arkivsystemet.

	10	Orginalsignert møteprotokoll med saksprotokoller inngår i møtebok.

	11	Når saken er ferdig behandlet i alle utvalg, informerer utvalgssekretæren saksbehandler, via sak/arkivsystemet, at saken er ferdig for effektuering av vedtak, dvs. saksbehandleren sender ut brev med melding om vedtak.(se steg 13).

	12	Politisksekretariat / utvalgssekretæren sørger for at en papirversjon av saksprotokollen blir lagt i fysisk saksmappe.

		EFFEKTUERING AV VEDTAK
Saksbehandler	13	Når saksbehandler får beskjed fra politisksekretariat / utvalgsekretæren om å effektuere vedtaket, sendes brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet (jmf. steg 3). Saksbehandler skal i brevet informere informere om klagemuligheter og -kanaler.
		Følgende standard formuleringer er de vanligste når det informeres om klagemuligheter: Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være Alta kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er motatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven. Dette er en uttalelse i saken. Endelig vedtak blir gjort av *. Eventuell klage skal stiles til *. Som part har du rett til dokument innsyn etter § 18 i Forvaltningsloven. Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokument innsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

	14	For utsending og arkivering av partsbrev, se rutinebeskrivelser for håndtering av post.

		BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER
Politissekretariat/ Utvalgssekretær	15	Saks- og møteprotokoller tas ut på godt papir (konf. §2-12 i forskrift om off. arkiv), orginalsigneres og oppbevares på en slik måte at arkivtjenesten lett kan behandle dem som møtebok iht. beskrivelse i arkivplanens arkivseriedel. NB! Det er de komplette møteprotokollene i kronologisk rekkefølge som skal bindes inn som møtebok. Offentlig protokoll har mer kortvarig betydning og kan i papirversjonen kasseres etter behov.
	16	Sørger for innbinding av møtebøker. For konkrete bestemmelser om innbinding og øverføring, se arkivplanens arkivseriedel. Bestemmelser om innbinding av møtebok, se forskrift om offentlig arkiv §3.14.

Arkivtjenesten	17	Oppbevarer møtebøker og sørger for overføring til bortsettingsarkiv / arkivdepot.

Laster...