Kommunen har et felles edb-basert sak-/arkivsystem EDB Sak og arkiv (ESA).

All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i ESA, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem. ESA har en felles database for journalføring og et felles elektronisk arkiv for de dokumentene som blir produsert internt. 

Kommuneadministrasjonen har felles elektronisk sak/emnearkiv/objektarkiv (eiendom-gnr/b, prosjekt) og 3 objektarkiv (person) som er papirbasert. Det felles arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen.

Sak-/arkivsystemet ESA har en journalenhet med flere arkiv deler.

Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn skal fungere som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv.

Hver selvstendige enhet fungerer som arkivskaperer for sine arkiver der disse ikke er knyttet opp i ESA.