RUTINER FOR SAKSBEHANDLER
MIDLERTIDIG SVAR
AVSKRIVING AV DOKUMENTER
PRODUKSJON AV POSTLISTER PÅ AVDELINGSNIVÅ
UNDERSKRIVING AV BREV
SAKSFREMLEGG
ETTERARBEID TIL MØTE
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.
Saksbehandler skal følge lover og regler som gjelder for arkivering og saksbehandling herunder prinsippene for fullført saksbehandling.
Saksbehandler skal ikke opprette egne arkiver med orginal dokumenter.
Saksbehandler skal derfor:
Ha ansvar for at post som blir levert direkte til saksbehandler straks blir sendt til arkivtjenesten for journalføring. Hvis det er hastesak kan den sendes til arkivtjenesten som faks eller e-post og merkes som hastesak, eller at saksbehandler personlig leverer brevet til arkivtjenesten. Det innkomne dokumentet skal da straks journalføres og skannes. Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som faks eller e-post.
Saksbehandlingen skal aldri starte før det inngående dokumentet er journalført.
All saksbehandling skal skje i EDB Sak og Arkiv eller i avdelingens fagsystem.
Han/hun plikter ved fratredelse eller permisjon å etterlate sine papirer i en slik orden at arkivpersonalet eller andre ikke påføres unødig ekstra arbeid eller at viktig dokumentasjon går tapt.
Ved fratredelse/permisjon skal saksbehandler sørge for at saksmappene på avsluttede saker avleveres til arkivet i renset stand. Uavsluttede saker overføres til annen saksbehandler.
Saksbehandler skal på egen hånd ikke endre registreringer foretatt av andre, men varsel arkivtjenesten om mulige feil.
MIDLERTIDIG SVAR
Ansvarlig: Saksbehandler
Det skal innen 2 uker etter mottak av henvendelser sendes et foreløpig svar til avsender, der det redegjøres for at henvendelsen er mottatt, beregnet behandlingstid og hvor saken blir behandlet/saksbehandler.
Henvendelse/søknader til kommunen skal behandles fortløpende. Dersom endelig svar ikke kan gis innen de tidsrammer oppgitt i foreløpig svar, skal det sendes melding til avsenderen om når et endelig svar kan forventes (JFR fvl § 11a)
AVSKRIVING AV DOKUMENTER
Ansvarlig: Saksbehandler
Som en kvalitetskontroll skal alle inngående dokumenter avskrives med opplysninger om hvordan behandlingen har skjedd.
Hensikten med ovenstående rutiner: På denne måten vil EDB Sak og arkiv vise at et dokument er besvart og arkivert.
PRODUKSJON AV POSTLISTER PÅ AVDELINGSNIVÅ
Saksbehandler/leder som har behov for slik lister produserer dette selv ut fra EDB Sak og Arkiv.
UNDERSKRIVING AV BREV
Brev skal i utgangspunktet underskrives av leder og saksbehandler.
Saksbehandler i samarbeid med leder vurderer hvorvidt leders underskrift er nødvendig.
SAKSFREMLEGG
Ansvarlig: Saksbehandler.
Generelt:
- Saksfremlegget skal følge den disposisjon/mal som er utarbeidet i EDB Sak og Arkiv.
- I tillegg til utarbeidelse av saksfremlegg skal saksbehandler i EDB Sak og Arkiv sette opp de utvalg saken skal behandles i.
- De ovenstående rutiner skal gjennomføres senest – 10 – dager før utvalget møtes.
- Saksbehandler er ansvarlig for at den fysiske saksmappen er ryddig og at dokumenter
unntatt offentligheten er tilstrekkelig skjermet.
Disposisjonen/mal for saksfremlegg
- Saken skal framstilles så kortfattet og presist som mulig etter følgende vedtatt norm:
- overskrift
- vedlegg (trykte/utrykte)
- Bakgrunn
- Saksutredning
- Innstilling/forslag til vedtak.
- Når vedtaket protokolleres i saksbehandlingssystemet, brukes overskriften ”…….”utvalgets”
vedtak”
- Høringsuttalelser og andre omfattende dokumenter følger saken som vedlegg.
ETTERARBEID TIL MØTE
MELDING OM VEDTAK
Ansvarlig: Saksbehandler
Melding om vedtak sendes de som er parter i saken.
Kopi sendes de som bør være orientert om utfallet i saken.
- Saksbehandler har ansvaret for at melding om vedtak og informasjon blir sendt de berørte
parter/instanser, eventuelt meddele om videre saksgang og fremdrift i saken.
I de tilfeller saksbehandler ønsker at møtesekretæren skal sende melding om vedtak, må
Saksbehandler påføre saksomslaget evt. Legge beskjed i saksmappa om hvem som skal ha
Melding om vedtak, evt. adresseliste før saken blir behandlet. For å lette møtesekretærens
Arbeid er det viktig at adresselisten inneholder fullstendig adresser.
- En melding skal inneholde vedtaket i saken og evt. andre beskjeder f.eks utbetaling av
penger, dato og evt. frister.
- Egen rutine og mal i EDB Sak og Arkiv skal benyttes ved produksjon av særutskrift/melding om
vedtak
- Skriv ut fullstendig journal (rapport i EDB Sak og Arkiv) som skal ligge øverst i saksmappa.
EFEKTUERING AV VEDTAK
Ansvarlig: Saksbehandler
- Vedtak effektueres av saksbehandler umiddelbart etter siste møtet.
- Ved saker som sluttbehandles i formannskap/bystyre sendes saken tilbake til avdelingen for oppfølging.
AVSKRIVING OG AVLEVERING AV SAK
Ansvarlig: Saksbehandler
Ved avslutning av sak skal alltid egne produserte dokumenter som kopier av utgående brev, vedtak i saken,alle vedlegg i saken, kopi av melding om vedtak sendes til arkivet.
