Alle offentlige organer plikter å holde arkiv, med hjemmel i Arkivloven med forskrifter. Som offentlige organ regnes statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon og enhet.

Alta kommune er definert som et organ, og dermed også én arkivskaper

Formålet med arkiv er å trygge arkivet som har betydelig kulturelt eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslige eller viktige forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse blit tatt vare på å gjort tilgjengelig for ettertiden.

Alta kommune er definert som et organ, og dermed også én arkivskaper. Arkivplanen skal være Alta kommunes kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvaltning. Planen skal bidra til at arkivansvaret i henhold til arkivlov med forskrifter ivaretas på en god måte.

Arkivplanen beskriver kommunens og arkivtjenestens organisering samt fullmakter og ansvarsfordeling på arkivområdet. Planen skal også gi en oppdatert oversikt over ommunens arkivmaterialet og hvordan dette er organisert, periodisert, oppbevart.

Arkivplanen tar også sikte på å gi en mest mulig helhetlig oversikt over regelverk og bestemmelser som er viktig for saksbehandling og arkivering, og for å ivaretar informasjonssikkerheten, personvernet og innsynsrettigheter som følger av lover og retningslinjer for dette.

Intensjonen er at planen skal benyttes aktivt som planleggings- og styringsverktøy for arkivarbeidet, både i det daglige arbeid og i et langsiktig perspektiv   

Arkivplanen gir bindende retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Alta Kommune.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinene. Arkivplanen skal bidra til at Alta Kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Rådmannen har arkivansvaret

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne. Godkjent virksomhetsplan skal være med i kommunen sin årsplan.

I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret jfr. Arkivforskriften § 1-1.

Som rådmann i Alta Kommune oppfordrer jeg alle ansatte i kommunen til å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.

Alta Kommune 2011

 rådmann

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
• det blir opprettet eller lagt ned styre eller utvalg
• det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen

Arkivansvarlig avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det bli tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarlig skal ha melding om alle endringer med mulige følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk og har rett til å uttale seg om de følgjene de kan få for arkivet.

Det viste elementet har ingen underelementer.