Riksarkivarens forskrift:
§ 3-6.Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen
(1) Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.
(2) Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.
Etter en sikkerhetsperiode på 3 måneder kan de skannede papirdokumentene makuleres, med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares, jfr. Riksarkivarens bestemmelser kap. 8, §§ 8-6 og 8-7. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagres dokumentene fortløpende i låst skap hos arkivar (påført journalpostID). Dokumentene makuleres etter gjeldende regler.
Rutiner for kontroll av innskannede papirdokumenter
Skanning og import:
Arkiv skanner innkommende dokumenter daglig inn i sak-/arkivssystemet.
Dokumentene skannes først inn i PixEdit der det sjekkes at dokumentene er lesbare, at alle sider er blitt med, at alle sider er snudd rett vei, at kart/tegninger etc. er i god kvalitet m.m.
Etter denne sjekken overføres dokumentene til sak-/arkivsystemet hvor de åpnes og importeres til en arkivsak. Her trykker du på fanen "Vis fordeling" og da finner du de skannede dokumentene i kurven til venstre i skjermbildet
Klikk på dokument som skal importeres til sak-/arkivsystemet, søk opp aktuell arkivsak (alternativt opprett ny arkivsak), fordel til sak
Dobbeltsjekk at dokument er skannet riktig og på rett sak ved å åpne dokument etter import.
Konvertering til PDF.A:
Inngående dokument kvalitetssikres av arkiv før status endres til J for journalført (J) og konverteres til pdf.A over natten.
Utgående dokument får status E etter ekspedering og settes til J av arkivtjenesten etter kontroll for at det skal bli pdf.A
Notat får automatisk status (Reservert) og må endres til status F av saksbehandler før arkiv kan kontrollere/kvalitetssikre og endre til status J for konvertering til pdf.A
