Arkivplanen er basert på Mal for arkivplan i offentlige organer utarbeidet av Riksarkivaren. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Hammerfest kommunes arkivansvar etter arkivlovens § 6 blir ivaretatt:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Mål for arkivet

Følgende mål gjelder for sentralarkivet i Hammerfest:

• Saksbehandling og arkiv skal være 100 % elektronisk
• Sentralarkivet skal aktivt bidra til økt kvalitet på saksbehandlingen i Hammerfest kommune
• Hammerfest kommune skal til enhver tid ha en enhetlig og forsvarlig behandling av post og arkiv som fullt ut tilfredsstiller krav i lover og forskrifter

Personer som forvalter arkivet, skal arbeide etter følgende mål:

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret.
• Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.

Oppdatering og ajourhold av arkivplanen

Det er viktig at arkivplanen regelmessig blir oppdatert i forhold til den virkeligheten som skal beskrives. Arkivplanen skal derfor ajourføres minst én gang i året.

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
• det blir opprettet eller lagt ned styre eller utvalg
• det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunens organisasjon

Kommunearkivar avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:

• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkelen
• det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon

Overordnet mål for utviklingen av servicetjenesten

Sentralarkivet skal være en sentral, integrert del av Hammerfest kommunes virksomhet. Sentralarkivet skal være en aktiv pådriver for å innføre kommunes IKT-strategi og KS’ strategi ”eKommune 2009” i egen enhet og være en sterk motivator for å innføre strategimålene i kommunen totalt sett.

Integrasjon med fagsystemer

Denne arkivplanen omfatter saksarkivet for kommunal saksbehandling, og det nye systemet vil være forberedt for integrasjon mot fagsystemene. Det nye arkivsystemet vil ha støtte for Noark-4 Web Services eller nyere versjon som er en felles integrasjonsstandard for kommunikasjon mellom fag- og arkivsystem. Hvis fagsystemet har støtte for denne standarden, kan det integreres med det nye arkivsystemet. Det vil si at saksbehandlingen registreres og arkiveres direkte i det nye elektroniske arkivet.

For fagsystemer som ikke har støtte for standarden, vil det legges til rette for filoverføring eller annen dataoverføring fra fagsystemer til arkivsystemet – der det er en naturlig del av saksbehandlingen og der det er et krav til arkivering. Så fremt det er praktisk mulig skal saksbehandlingen her også arkiveres i det elektroniske arkivet.

Den kortsiktige målsetningen er at innen 2008 skal alle fagsystemer integreres med det nye elektroniske sak – arkivsystemet, og all registrering og arkivering skal skje direkte.