Formål og målsetting
| "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid". (Arkivloven § 6)
|
Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkivforvaltningen i kommunen.
Arkivplanen inneholder vedtak om følgende:
a)delegering av arkivansvar og om den kommunale arkivorganisasjonen
b) retningslinjer for arkivordningen i kommunen
c)reglement og instrukser for arkivarbeidet
d) vedtak om organisering av depotordning for eldre og avsluttet arkiv
e)oversikt over arkivseriene i de kommunale arkivene.
Ansvaret for arkivforvaltningen legges til arkivtjenesten. Arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen:
a)Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.
b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem og arkivlegges i det fysiske arkivet. Materiale som ikke er arkivverdig men inneholder viktig informasjon skal plasseres i kontorbibliotek-/reoler og være lett tilgjengelig.
c)Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.
d) Arkivet skal sikre oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.
e)Arkivtjenestens ansvar gjelder all slik dokumentasjon enten den er papirbasert, elektronisk eller forefinnes og oppbevares i andre former eller med andre medier.
Finnmark kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon.
