Owe Ødegården4602016-10-31T06:48:00Z2016-10-31T07:48:00Z1320581091290251294514Bestandsoversikt for bydel Ullernrodusert av Stifielsen AstaKarde.e.eingsrat, ort27.02.2013Bydel UllernArkivoversikt/9j/4AAQSkZJRgABAQEAYABgAAD/2wBDAAoHBwgHBgoICAgLCgoLDhgQDg0NDh0VFhEYIx8lJCIf IiEmKzcvJik0KSEiMEExNDk7Pj4+JS5ESUM8SDc9Pjv/2wBDAQoLCw4NDhwQEBw7KCIoOzs7Ozs7 Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozs7Ozv/wAARCAA4AD8DASIA AhEBAxEB/8QAHwAAAQUBAQEBAQEAAAAAAAAAAAECAwQFBgcICQoL/8QAtRAAAgEDAwIEAwUFBAQA AAF9AQIDAAQRBRIhMUEGE1FhByJxFDKBkaEII0KxwRVS0fAkM2JyggkKFhcYGRolJicoKSo0NTY3 ODk6Q0RFRkdISUpTVFVWV1hZWmNkZWZnaGlqc3R1dnd4eXqDhIWGh4iJipKTlJWWl5iZmqKjpKWm p6ipqrKztLW2t7i5usLDxMXGx8jJytLT1NXW19jZ2uHi4+Tl5ufo6erx8vP09fb3+Pn6/8QAHwEA AwEBAQEBAQEBAQAAAAAAAAECAwQFBgcICQoL/8QAtREAAgECBAQDBAcFBAQAAQJ3AAECAxEEBSEx BhJBUQdhcRMiMoEIFEKRobHBCSMzUvAVYnLRChYkNOEl8RcYGRomJygpKjU2Nzg5OkNERUZHSElK U1RVVldYWVpjZGVmZ2hpanN0dXZ3eHl6goOEhYaHiImKkpOUlZaXmJmaoqOkpaanqKmqsrO0tba3 uLm6wsPExcbHyMnK0tPU1dbX2Nna4uPk5ebn6Onq8vP09fb3+Pn6/9oADAMBAAIRAxEAPwD2aiik ZlRSzEKqjJJ6AUAcz4n1TUdMuo3UN9jOP9WMZ/vBmPTjpXFyauTHJDK0Th3ViX3SHIyO/sav+LvF Md6mJDtsVcGKIcPOR/Ee4GDx+tYVreX0kyQN5NqkSI6mNd7N128Dj1zxXJUpSleV9P6Whamk+Xqa 9vrsga1CyeXHCiqfIcocZJbg8d67Pw3rN7q7TvNEBApyGKlSpP8AD74HevMptUmt5DFfWqXFpE6q 00fynkZH0POa7nwb4hiMUOmuVMTgm3kHbJztb3yTg96qnTnBqTej/wAhOcZXS3OzooorpJCsDxjd tb6MIUbabmURsfReS36DH41v1zXjaBnsLaZY2k8ufBVW2/eUgZPpnFTLZjW559pWq2Dz3K3bRKfO +9LGrK8fdFycLzzWfZf8Sa+SaW3UB5CyusiyAR/3eCRnnv6VXlj1JFW3ECvF57bCUDfN3z+fem3u 17uTChSG5Cnjd3NOvP2VO0bWl532/wAzoyzC/W8Raa+H5f15GheaYs04vNPt2ubQp+8zJtXzP+Bk E8YqLQrl/wC0ZrTAQvlohGchHHI2847CqsSA2dwVtRcOijhjnauewz/KptItNmoxl2imiSLewRuO egLdq0hUVSg3L0Xy/qxzYrDvDYp010f5/d6nt2l3ZvtLtrphhpY1Zh6HHP61brN8PQtB4fskZdp8 oHb6Z5x+taVZrYAqvf2UWo2M1pMPklXBPoex/A81YopgeVXOn3WnX7RSKDOhAZMcS8/Ky9j/AJFa MWl+HtcIunYJInyyW/Csrdz2J+tdzf6baalEEuYtxXlHU7WQ+xHIrnJ/Ain5YNQO3BAE8IcgYxjP Fc0qLv7ptCq47GUun6LpCmKGeKXbycR7pQOwz069zUei6OdW1SRFt1ggV/8ASii4AA5CBh94t3// AFV0Nt4LhWRnur2SQP8AejiQRK3TOcc9vWugtrWCyt1gtoliiToqjAFVCm1uTObk7vclAAAAGAOg paKK3Mzj7e4uG0awlWZjrpuIxcRlzuzv/ehl7KF3e2AMdqbJr11Iba8Me+e3M/7qM5STEIYYIJ3D v69sZoooA0ptQlvNB1ktIjxwxOIbmL5RIDGGyOeoJxx6VUTxLcfYYyhjjk8uUlZVztkQKViPPJYE nPcdKKKAI5/EuqL57A20ewXGI2jJKmNFYAnd1OSKdceJNRVp2iktAiefsBjJP7tFcc7uc5IoooAS 68WXMPnojW3mxiYhWB4CqjJnnvuP1p8viS+WR7ZJrEXCTSJGZQwWcKRkADJyAQTRRQB//9l= Kartleggingsrapportmed bestandsoversikt2016Bydel Ullern2InnholdsfortegnelseForord31Innledning41.1Om bydel Ullern41.2Om forprosjektet412Arkivinaterialet52.1Omfang og plassering52.2Bestandsoversikt inndelt etter fysisk plassering62.3Bestandsoversikt inndelt etter arkiv/arkivskaper83Arkivfaglige tiltak103.1Forslag til tiltak103.2KassasjonI I4Oppsummering12530IInnledning1.1 Om bydel Ullern dokumentsenterBydel Ullern er en administrativ bydel i Oslo. Den har 31 275 innbyggere (1. januar 2012)[1] og et areal på 9,4 km². Bydelen ligger sørvest i Oslo, med Lysakerelven og Bærum) i vest, Bydel Frogner i sør og øst og Bydel Vestre Aker i NordHistorieBydelen har fått navn etter strøket Ullern, som igjen har fått navn fra Ullern gård. Gårdsnavnet kommer fra norrønt Ullarin, Ullr + vin (eng). I middelalderen hørte gården til klosteret på Hovedøya. Etter reformasjonen i 1536 ble gården delt mellom kirken og kongen. I 1740 ble gården formelt delt i nedre og øvre Ullern, før disse i henholdsvis 1878 og 1866 kom i Herman Severin Løvenskiolds eie.Den gang var Ullern en del av Aker kommune. Urbaniseringen begynte på slutten av 1800-tallet, da flere industribedrifter ble lagt til Skøyen og til området langs Lysakerelven. I 1872 åpnet Drammensbanen, noe som ytterligere bidro til områdets vekst. I 1912 åpnet også Smedstadlinjen, og i 1919 ble Skøyenlinjen utvidet til Lilleaker. De to sistnevnte linjene ble ytterligere utvidet i henholdsvis 1935 og 1924. I 1942 ble de to linjene forbundet da banen ble utvidet mellom Sørbyhaugen og Jar.I 1948 ble den senere Bydel Ullern en del av Oslo, etter at byen ble slått sammen med Aker. I perioden som fulgte har de tradisjonelle villastrøkene i bydelen blitt supplert med blokkbebyggelse1.2 Om prosjektetBydel Ullern ved dokumentsenter må kartlegge for få en god oversikt over arkivene, og for å få et godt utgangspunkt for selve ordningsprosessen. Det er et sentralt ordningsprinsipp at alle enkeltarkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver. De ulike arkivseriene er derfor vurdert ut ifra sin opprinnelige, ordensmessige tilstand og kartlagt i henhold til opphav/arkivskaper slik at man i ordningsprosessen best kan bevare arkivenes ytre proveniens. For hver enkelt arkivserie. notert oss hvilken type arkiv og ordningsprinsipp vi har med å gjøre, hvilken tidsperiode de er fra, og hvor mange hyllemeter de utgjør.Antall hyllemeter i fjernarkivet2 Arkivmaterialet2.1 Omfang og plasseringDet anslås at de aktuelle arkivene til bydel Ullern utgjør ca. XXXX hm Arkivmaterialet går tilbake til da kommunen ble opprettet i år XXXX. men spenner i hovedsak over en periode fra ca. XXXX og frem til i dag.6Arkivet oppbevares i Bydelens hovedbygg – Hoffsveien 48 det er kun et arkiv/fjernarkiv.Arkivmaterialet er plassert i rullercolcr, hyller, skap, hengeskap, skuffer og pappesker. Materialet blir hovedsakelig oppbevart i syreholdige esker og mapper. Det meste av kopibok-, møtebok-, protokoll-, journalseriene skal etter reglene bindes inn. Bydel Ullern kan imidlertid vurdere å søke om fritak for kravet om innbinding.Det anslås at de aktuelle arkivene totalt utgjør ca. XXXX hyllemeter. Av dette befinner ca. XXXX hm seg i arkivrom I, som blant annet består av arkivskap, rullereoler Det fremgår av bestandsoversikten hvor de ulike arkivseriene er plassert.2.2 Bestandsoversikt inndelt etter fysisk plasseringUt fra kartleggingen har vi utarbeidet en bestandsoversikt (se vedlegg I) som er en komplett liste over de kartlagte arkivenes bestanddeler. En så omfattende kartlegging kan aldri bli helt nøyaktig, og det er derfor viktig å merke seg at bestandsoversikten ikke er et ferdig produkt, men først og fremst ment for beregning av tidsforbruk og ressurser, og som et redskap for den videre ordningsprosessen. Oversikten bør likevel kunne fungere greit som et verktøy for gjenfinning av bydelens eldre og bortsatte arkiver.Bestandsoversikten er inndelt etter rom og reol-, hhv. skapnummer. Materialet er listeført slik det stod da befaringene fant sted. Stiftelsen har rapporten selv nummercrt en del av reolene/fagene som ikke var merket fra Før. Utover dette er det sortering etter type materiale eller arkivskaper. Se også illustrasjoner på side 13 og 14.7Noen steder har det vært vanskelig å identifisere arkiyskaper, og vi har da enten antatt arkivskaper ut fra konteksten, eller ført dette under kategorien diverse. Serier hvor det har vært flere ulike arkivskaperer blandet sammen har vi også kalt diverse. Andre steder har vi måtte utelate årstall, eller angi årstall, da dette har vært vanskelig å stadfeste. Dette gjelder spesielt materiale som ligger nedpakket i esker. Slike uklarheter vil med stor sannsynlighet kunne oppklares under ordningsprosessen.Kopibøker skal etter forskriftene innbindes, og vi har under kartleggingen merket oss hvilke kopibøker som må bindes inn. Dette har mye å si for progresjon/tidsforbruk, noe som går frem av bestandsoversikten. Kommunen kan imidlertid søke Arkivverket om fritak fra kravet om innbinding.Videre har vi i bestandsoversikten anført hvilket materiale vi mener vil kunne helt eller delvis kasseres. Og hvilket materiale som vi mener ikke er arkivverdig. arkivrom 1 grovt inndelt i rullereol, og løst materiale oppå et bord, arkivbokser oppå skapene samt pappesker på gulvet.. Under oppmålingen har vi tatt høyde for at det er en god del arkiv på kontorene.8Bestandsoversikten gir for hver arkivenhet informasjon om plassering, arkivdel, ytterår og volum målt i hyllemeter, samt enkelte kommentarer til materialet. Det har ikke vært mulig å stadfeste nøyaktig arkivskaper for alle arkivseriene. Videre har det i noen tilfeller vært vanskelig å Fa en eksakt datering av de ulike seriene. Under et senere ordningsprosjekt vil både arkivskaper og eksakte ytterår avdekkes.2.3 Bestandsoversikt inndelt etter arkiv/arkivskaperArkivrnaterialet er, så langt det har vært mulig på dette stadiet, blitt sortert etter arkivskaper (sc vedlegg 2 — bestandsoversikt logisk). Bydel Ullern har forsøkt å finne ut hvor de ulike seriene hører hjemme, dvs, etter proveniens uavhengig av hvor materialet fysisk er plassert. En slik inndeling etter arkivskaper er nyttig for å få overblikk over de forskjellige arkiv-skaperne og arkivserienes omfang. Inndelingsprinsippet er vesentlig for å kunne kostnads-vurdere fremtidige ordnings- og avleveringsprosjekter. Dette gjør det bl.a. mulig å dele opp det omfattende arbeidet og de store kostnadene i delprosjekter, og inndelingen etter arkiv-skaper forenkler bevarings- og kassasjonsvurderingene.Innenfor hver arkivserie har det vist seg som hensiktsmessig å sortere materialet etter det norske allmenne arkivskjemaet. Dette skjemaet gir en veiledning for rekkefølgen på arkiv-seriene. Med hjelp av et alfabetisk system blir arkivmaterialet inndelt etter hovedkategorier. Disse er som følgende:A — Møtebøker, referatsprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.B — Kopibøker;C — Journaler og andre overgripende registreD — Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter hovedsystemE—Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter sideordnede system F-0 — Spesialserier9P — Personalforvaltning, medlemmerQ — Eiendomsforvaltning, inventarR — RegnskapS — StatistikkT — Kart og tegninger1 J — Fotografier, Film, lydopptakV — Edb og mikrofilmW — GjenstanderX — Egenproduserte trykksakerY — Andre utskilte arkivdeler, diverseZ — Referansemateriell (arkivlister, instrukser. avisutklipp etc.)Arkivmateriale hvor flere arkivskaperer er blandet sammen har bydel Ullern, i samsvar med arkivskjemaet, kalt diverse. Diverse-seriene har bydelen valgt å ikke plassere inn i det allmenne arkivskjemaet da man i et eventuelt ordningsprosjekt med stor sannsynlighet vil kunne klare å knytte disse seriene tit rett arkivskaperOppstillingen av de enkelte arkivskaperene i den logiske bestandsoversikten er sortert stigende etter romnummer.Bestandsoversikten gir for hver serie informasjon om arkivskaper. seriens navn og antall hyllemeter, samt enkelte kommentarer knyttet til seriene. Der årstall har vært tilgjengelig på materialet, har bydel Ullern oppgitt ytterår for hver arkivskapene enhet. bydelen er samtidig oppmerksom på at det kan forekomme variasjoner i forbindelse med arkivskapers navn, og at noe som er oppført hver for seg kan være deler av samme arkiv. Dette er det ikke tatt hensyn til i oversiktene, da en mer detaljert identifiseringen av arkivskapers naturlig vil være en del av et senere ordningsprosjekt.103 Arkiv faglig tiltakI denne delen vil Bydel Ullern redegjøre for hvilke arkivfaglige grep som vi mener er nødvendige i en eventuell ordningsprosess. Vi presiserer at de endelige arkivfaglige tiltak bør avklares før et ordningsarbeid igangsettes.3.1Forslag til tiltakMaterialet beskrevet i bestand oversikten er uordnet. Med uordnet materiale rnenes materiale som ikke gjennomgått og behandlet for avlevering til arkivdepot.Innbundet refererer til om materialet er bundet inn.Ordning av et arkiv består av følgende tiltak:Identifisere proveniens/arkivskapererSystematisere materialet etter allment arkivskjemaGjennomføre arkivbegrensning. Dette innebærer fjerning av plast binders og annet arkivverdig materialeLegge materialet i syrefrie mapper, eller skifte ut mapper der det er nødvendig, samt plassering i forskriftsmessige arkivbokser eller annen godkjent emballasjeGjøre kassasjonsvurderinger underveis i ordningsarbeidetRegistrere innholdet i Excel arkUtarbeide avleveringslister og etikettere materialetFormelt avlevere materialet til depot – Oslo kommunes by arkivUnderveis i arbeidet bør bydel Ullern vurdere å innhente arkivfaglige råd og veiledning for å avklare arkivfaglige problemstillinger. Det vil være naturlig å henvende seg til Statsarkivet i Oslo.11Det er viktig at hele ordningsprosessen gjennomføres i henhold til Riksarkivarens bestemmelser. Dersom det er utarbeidet bevarings- og kassasjonsregler for aktuelle arkiver i forkant av et ordningsprosjekt, så skal reglene følges. Gjennom hele prosessen bør det foretas fortløpende kassasjonsvurderinger. Dette betyr ikke nødvendigvis at noe kan kasseres, men at det må gjennomgås og vurderes nærmere. Det er verdt å merke seg at kassasjonsvurdering er en del av ordningsarbeidet. Dette forprosjektet gir ikke noe endelig svar på bevarings- og kassasjonsspørsmålet.Da materialet er uordnet er gjennomføring av en ordning sprosses nødvendig for alt materialet som er beskrevet i bestandsoversikten. Bydel Ullern har i kartleggingen sammenfattet og sortert etter lett identifiserbare arkivskapere for enklere å kunne kartlegge hvordan prosessen bør angripes. Bydelen forvalter en mengde arkiv med arkivskaperer og arkivserier. Av erfaring vet bydel at prosjekter i denne størrelsesorden med fordel bør kanskje deles opp. Bydel Ullern har ser eventuelt å dele dette opp i mindre prosjekt.Dersom et ordningsprosjekt blir delt opp i ulike prosjekter eller delprosjekter bør man ha en klar prioritering i forkant. Første steg kan være å ordne arkivene som er av en viss størrelse og alder.3.2 KassasjonDet finnes egne bevarings- og kassasjonsregler for bydel Ullern, basert på K-nøkkelen til Oslo kommune som er felles for alle bydelene. Det e nye kassasjonsbestemmelser og disse er viktig å gjøre seg kjent med før dette arbeid starter. Deponeringen vil skje til by arkivet i Oslo.12I denne prosessen må man også huske på at noe kasserbart materiale må bevares et visst antall år. Dette er som regel av juridiske eller økonomiske årsaker. Materiale med en slik tidsbegrensning bør man skille vekk fra det som er bevaringsverdig. Dernest bør man merke det tydelig med kassasjons år. Bydel Ullern kan selvfølgelig beholde materialet så lenge man finner det nødvendig.4 OppsummeringHoveddelen av bydel Ullern prosjekt har bestått i å kartlegge ca. XXXX hm med arkivmateriale. Utover materiale som skal ordnes er det i vedleggene listeført serier som ikke skal avleveres per i dag og materialet som skal kasseres (se merknads-feltet i bestandsoversiktene).Bydel Ullern har i rapporten redegjort For arkivbestanden, både på bakgrunn av fysisk plassering (se vedlegg 1 — bestandsoversikt fysisk), og etter logisk inndeling basert på arkivskapere (se vedlegg 2 — bestandsoversikt logisk). Videre er det blitt redegjort for de arkivfaglige grep som man mener er nødvendige for å ordne arkivet, slik at materialet kan avleveres til By i Oslo på en forskriftsmessig måte..Arkivrom 1Her kommer det tegninger av reoleneVedlegg I:Bestandsoversikt, FysiskÅrFirnPlasseringArkivskaperType arkiv/ ordningsprinsippArkivrorm 1Reoler202 I303 I3233343536373 839414243