Arkivplanens formål er kvalitetssikring av alle arkivfunksjonene i kommunen. Bestemmelsene i arkivforskriften ligger til grunn for planen. Planen viser kommunens organisering og ansvar for arkivtjenesten, overordnede lover og regler samt kommunens rutiner for journalføring og arkivarbeid generelt. Også rutiner for saksbehandling i elektroniske arkivsystemer framgår av planen. Arkivplanen inneholder oversikt over ulike arkivserier, om vår depot-ordning og annet regelverk for fagområdet. Arkivplanen skal gi bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Fauske kommune, og skal godkjennes av kommunedirektør. I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret jfr arkivforskriften § 1-1. Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunens arkivtjeneste. Arkivplanen bør oppdateres når:
- det skjer omfattende endringer i organisasjonen
- det blir tatt i bruk nye fagsystem og ved skifte av saksbehandlingssystem
- skifte av arkivnøkkel
- vesentlige endringer i rutiner
Arkivleder skal ha melding om alle endringer med mulig følger for arkivet i god tid før de blir satt i verk, og har rett til å uttale seg om de følgende de kan få for arkivet. Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder. Arkivplanen er et levende dokument, som til enhver tid er under revidering.
|